Política de Proteção de Dados Pessoais

1.POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS
Esta é a Política de Privacidade da CÂMARA MUNICIPAL DE DOMINGOS MARTINS/ES, Órgão Público do município de Domingos Martins/ES – Poder Legislativo Municipal, CNPJ n° 27.477.447/0001-02, situada na Avenida Senador Jefferson de Aguiar n° 27 – Domingos Martins – ES – CEP: 29260-000. Com a finalidade de cumprir os termos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, Lei Federal nº 13.709/2018, a Câmara Municipal de Domingos Martins/ES criou a presente Política descrevendo suas práticas de privacidade e boa governança relacionadas às informações pessoais dos cidadãos, fornecidas de forma presencial ou por meio do endereço eletrônico no canal da Ouvidoria. Nossas práticas são sempre embasadas na transparência, confidencialidade, segurança, prevenção e respeito aos dados pessoais dos cidadãos, garantindo, assim, no tratamento de dados pessoais, a observância dos fundamentos e princípios da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. A seguir abordaremos, de forma clara e simplificada, a maneira com a qual tratamos seus dados pessoais, esclarecendo em quais momentos iremos solicitá-los, quais dados pessoais necessitamos coletar e para qual finalidade, como e por quanto tempo seus dados são utilizados e armazenados, o que fazemos para manter seus dados seguros, se há hipótese de compartilhamento, quais são os seus direitos, bem como nossa responsabilidade.

2. EM QUAIS MOMENTOS PODEMOS SOLICITAR SEUS DADOS?
O cidadão que pretende se relacionar com a Câmara Municipal de Domingos Martins/ES poderá ter seus dados pessoais coletados nos seguintes setores: Ouvidoria; Comunicação; Protocolo; Recepção; Telefonia; Setor de Compras e Contratos; Recursos Humanos; Gabinete de Vereadores; Uso de Tribuna Livre, participação em Audiência Pública e em Sessão para concessão de honrarias.

3. QUAIS DADOS SÃO COLETADOS E PARA QUAL FINALIDADE?

A seguir, iremos esclarecer quais dados pessoais iremos precisar em cada um dos setores mencionados.

É importante observar que a Câmara Municipal de Domingos Martins/ES apenas coleta os dados necessários para a precisa identificação do cidadão com o qual está se relacionando, a fim de garantir o atendimento específico da demanda solicitada; bem como para o cumprimento de obrigações legais e execução dos contratos decorrentes de suas atividades.

Tratamos dados também para garantir, caso necessário, o exercício regular de direitos em processo judicial ou administrativo, e, em algumas situações, para garantir o interesse legítimo da Câmara Municipal de Domingos Martins/ES, visando preservar o interesse público em geral, por exemplo no caso do tratamento dos dados realizado na recepção para que o cidadão ingresse nos gabinetes ou setores administrativos.

Pois bem. Vejamos, então, os dados coletados em cada setor.

Na Ouvidoria: No site da Câmara Municipal de Domingos Martins/ES, o único meio disponibilizado para o cidadão cadastrar seus dados é por meio do link da Ouvidoria. Os dados pessoais obrigatórios para qualquer tipo de solicitação são: nome completo, CPF e e-mail. Entretanto, se o cidadão optar pelo anonimato, também será possível o seu registro de forma sigilosa e garantir a individualização da demanda. Realizando o cadastro para encaminhar a demanda, naturalmente o cidadão consente com o tratamento de seus dados pela Câmara Municipal de Domingos Martins/ES.

No Setor de Comunicação: Diretamente no Setor de Comunicação, uma hipótese em que poderia haver a coleta de dados pessoais seria numa entrevista a um cidadão referente a algum assunto relacionado à Câmara Municipal de Domingos Martins/ES. Nesse caso, seria coletado o nome e a profissão ou algum outro dado básico, apenas para identificação do titular.

Outra situação poderia se dar na transcrição da fala de um Vereador no uso da Tribuna, na qual foi citado o nome de algum cidadão. Na elaboração da matéria seria registrado o nome mencionado pelo Vereador.

No entanto, importante constar que são situações muito raras, sendo aqui relacionadas apenas para o cumprimento do dever de transparência.

No Protocolo: No momento da abertura de um processo, é necessário realizar o cadastro do requerente/autor no sistema E&L. Os dados coletados são: nome, CPF e endereço completo, que são de preenchimento obrigatório. São dados básicos para cadastro e identificação do titular.

O sistema ainda permite acrescentar outros dados para melhor individualização, como o RG, celular e o e-mail do titular dos dados. Os dois últimos com a finalidade de informar ao próprio requerente sobre suas solicitações.

Além disso, na hipótese em que o assunto envolver matéria relacionada ao processo legislativo de forma ampla, também será feita a inserção no SAPL – Sistema de Apoio ao Processo Legislativo. Nesse caso, apenas o nome do requerente/autor é lançado no referido sistema.

Na Recepção: Para que seja autorizado o acesso do cidadão a algum Gabinete de Vereador ou a algum setor administrativo da Câmara Municipal de Domingos Martins/ES, na Recepção serão coletados o seu nome, RG ou CPF. Esses dados são importantes para que seja possível o controle legítimo de quem está acessando o prédio público, preservando a segurança de todos.

 Na rede de Telefonia: O sistema contratado pela Câmara Municipal de Domingos Martins/ES apenas armazena o número de telefone que está efetuando o contato, o dia e a hora da ligação.

No Setor de Compras e Contratos: Iremos tratar tipos de dados diferentes a depender do procedimento licitatório ou sua dispensa. Porém, todos são coletados para cumprimento das obrigações contidas nas leis que tratam das hipóteses de licitação e contratos, seja para verificação do atendimento dos requisitos de habilitação jurídica, qualificação econômico-financeira ou regularidade fiscal e trabalhista.

No Setor de Recursos Humanos: Para este setor, coletamos, armazenamos e processamos dados de pessoas físicas, contendo dados pessoais de servidores efetivos, comissionados, eletivos, inativos, abrangendo também estagiários e tratamento de dados dos candidatos para vagas existentes.

No Gabinete de Vereadores: Nesse caso, o tipo de dado a ser tratado dependerá da finalidade pretendida pelo cidadão e pelo Parlamentar. E, atenção, considerando a autonomia do vereador e a liberdade que cada um possui para atendimento à população de forma ampla, a CÂMARA MUNICIPAL DE DOMINGOS MARTINS/ES somente passará a ter responsabilidade pelos dados a partir do momento em que for protocolizado alguma forma de requerimento ou proposição que contenha tais dados pessoais.

Para uso de Tribuna Livre, Participação em Audiência Pública e em Sessão para concessão de honrarias: Para Tribuna Livre são exigidos os dados e documentos descritos no Regimento Interno – ser representante de entidade civil organizada; comprovar ser eleitor do município de Domingos Martins/ES e residir neste município.

Já, para participação em Audiência Pública serão coletados dados básicos de identificação da pessoa que pretenda se manifestar: nome, CPF ou RG e a indicação se o cidadão representa algum órgão ou entidade civil.

Por fim, para recebimento de honrarias, serão coletados dados básicos de identificação. Em se tratando do título de Cidadão Martinense, o processo será acompanhado, além de documento para identificação pessoal, de justificativa escrita com dados biográficos do homenageado e documentos que comprovem seu local de nascimento.

4.BASES LEGAIS PARA TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

Uma base legal para tratamento de dados pessoais nada mais é do que um fundamento jurídico, previsto em lei. Assim, cada operação de tratamento de dados pessoais precisa ter uma base legal a ela correspondente. O tratamento de dados pessoais poderá ser realizado em qualquer uma das seguintes hipóteses, previstas no art. 7° da lei 13.709/2018:

 Dados pessoais não sensíveis

O tratamento dos dados pessoais não sensíveis é efetudado na seguintes hipóteses: • para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;

• mediante o consentimento do titular dos dados pessoais;

• para execução de contrato ou procedimentos relacionados a contrato, a pedido do titular dos dados pessoais;

• para o exercício regular de direitos em processo juducial ou administrativo.

Consentimento

Na LGPD o consentimento é definido como uma manisfetação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para um finalidade determinada.

O titular poderá revogar seu consentimento a qualquer momento, sendo que, não havendo hipótese legal que permita ou que demande o armazenamento, os dados fornecidos mediante consentimento serão excluídos.

Execução de contrato

Para a execução de contrato de compra ou de prestação de serviços, poderão ser coletados e armazenados outros dados relacionados ou necessários a sua execução, incluindo o teor de eventuais comunicações tidas com o contratado. Legítimo interesse Em determinadas operações de tratamento de dados pessoais, nos baseamos em nosso legítimo interesse. Para mais informações entre em contato com nosso Encarregado de Proteção de Dados, pelo e-mail: cmdmartins@domingosmartins.es.leg.br.

5. COMO E POR QUANTO TEMPO SEUS DADOS SÃO UTILIZADOS E ARMAZENADOS?

Em relação ao cadastro realizado na Ouvidoria, importante anotar que o site da Câmara Municipal de Domingos Martins/ES é hospedado pelo Governo Federal, no Portal Interlegis.

O Interlegis existe desde 1997. É um programa do Senado Federal voltado para as demais Casas Legislativas brasileiras, que objetiva fortalecer o Poder Legislativo estimulando a modernização e a integração das Casas Legislativas.

As informações do cidadão, portanto, não são armazenadas pela Câmara Municipal de Domingos Martins/ES, mas sim no Portal Interlegis.

Por óbvio, para que seja possível atender as demandas encaminhadas pelo cidadão pela Ouvidoria, os servidores do Setor de Comunicação e da Ouvidoria da Câmara Municipal de Domingos Martins/ES têm acesso aos dados cadastrados, por meio de utilização de senha pessoal de acesso.

As demandas dos cidadãos à Casa Legislativa são controladas pelo Sistema de Informações ao Cidadão (Sic), o qual permite o acompanhamento das solicitações.

Referido sistema (SIC) permite aos cidadãos fazerem pedidos de informações públicas e manifestações de ouvidoria em um único local, a partir de um único cadastro.

Importante constar que desde o dia 11 de março de 2021 as demandas da Ouvidoria deixaram de permanecer expostas, com o objetivo de preservar a privacidade do cidadão e o sigilo de suas informações pessoais.

Já no Setor de Protocolo, conforme informado anteriormente, o banco de dados utilizado é o Sistema E&L, disponibilizado pela empresa contratada pela Câmara Municipal de Domingos Martins/ES, E&L Produções de Software LTDA, CNPJ nº 39.781.752-0001-72.

O sistema atende também as seguintes áreas da Câmara Municipal de Domingos Martins/ES: Controle de Recursos Humanos; Compras e Licitações; Controle de Almoxarifado; Controle de Patrimônio; Controle de Protocolo; Prestação de Serviço ao Contribuinte Online; Portal da Transparência e Ouvidoria.

Importante, também, um esclarecimento melhor acerca do SAPL. Trata-se do Sistema de Apoio ao Processo Legislativo, uma ferramenta disponibilizada pelo Governo Federal, no site da Câmara Municipal de Domingos Martins/ES, a fim de propiciar publicidade à tramitação dos processos legislativos. E, considerando que os dados inseridos no SAPL se destinam ao acesso público, não são nele lançados documentos que contenham informações pessoais. 

Assim, as informações pessoais extras contidas nos processos físicos autuados não são inseridas no SAPL. Permanecem apenas no formato físico e são encaminhadas ao setor de destino. Como é o caso, por exemplo, dos documentos exigidos para solicitação de uso da Tribuna Livre.

Ainda no Setor de Protocolo, o nome do requerente/autor e o número do documento são coletados pelo servidor da Câmara Municipal de Domingos Martins/ES diretamente por análise do documento físico fornecido pelo titular e as demais informações por solicitação verbal. Os dados são inseridos no sistema manualmente pelos referidos servidores.

Conforme visto, portanto, os dados são armazenados de maneira digital nos sistemas da E&L e do SAPL.

Destaca-se, a tempo, que os documentos contidos nos processos físicos não são armazenados no setor de protocolo, pois são direcionados para os setores responsáveis.

Os dados lançados no sistema, lá permanecem pelo tempo permitido por lei, haja vista a necessidade de garantir a segurança da informação e eficiência nos procedimentos novos e vigentes.

Aqui, de igual forma, os dados lançados no sistema, permanecem pelo tempo permitido por lei, pois a Câmara Municipal de Domingos Martins/ES deve manter o controle daqueles que ingressam no prédio público, garantindo a segurança de todos, bem como a preservação da informação e a eficiência no caso de retorno do cidadão.

Na rede de telefonia, o sistema de Telefone IP é disponibilizado pela empresa contratada E SOUZA ENRIQUE INFORMATICA LTDA, CNPJ nº 13.747.042/0001-32.

No Setor de Suprimentos, os dados a que a Câmara Municipal de Domingos Martins/ES tem acesso são armazenados tanto fisicamente nos processos instaurados quanto de forma eletrônica no sistema da E&L.

Em relação aos dados coletados nos Gabinetes de Vereadores, a CÂMARA MUNICIPAL DE DOMINGOS MARTINS/ES somente passará a ter conhecimento e responsabilidade a partir do momento em que for protocolado alguma forma de requerimento ou proposição contendo os dados pessoais coletados.

Assim que houver o protocolo, os dados, conforme visto, serão lançados no sistema E&L e, a depender do caso, também no SAPL e seguirá a mesma tramitação já vista.

Por fim, os dados pessoais tratados para participação em audiência pública e para concessão de honraria, além de serem registrados nos bancos de dados já mencionados, poderão ser lançados em atas próprias relacionadas às sessões, para o memorial desta Casa de Leis.

Como visto, em regra, com exceção do setor de telefonia, todos os dados incluídos nos sistemas eletrônicos contratados pela Câmara Municipal de Domingos Martins/ES ficam armazenados pelo tempo legalmente permitido. Isso garante mais eficiência, segurança e melhor interação com o cidadão.

6. O QUE FAZEMOS PARA MANTER OS DADOS SEGUROS?

Empregamos medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações de destruição, perda, extravio ou alteração desses dados.

Importante constar, também, que o armazenamento dos bancos de dados da Câmara Municipal de Domingos Martins/ES é realizado por meio da estrutura de servidores denominada DATA CENTER, seguindo alto rigor de segurança de dados e prezando pela prática de boa governança.

Além disso, todos os sistemas de banco de dados utilizados pela Câmara Municipal de Domingos Martins /ES são contratados após a devida tramitação de processos específicos de licitação, respeitados todos os requisitos legais e princípios exigidos pela Lei nº 14.133/2021, Lei nº 8.666/1993, Lei nº 10.520/2002 e demais leis pertinentes.

Soma-se, ainda, o fato de todos os computadores da Câmara Municipal de Domingos Martins/ES e todos os sistemas de banco de dados contratados serem protegidos por senha de acesso pessoal. Assim, os dados pessoais dos cidadãos são duplamente protegidos, exigindo-se do servidor da Câmara Municipal de Domingos Martins/ES, senha para inicialização do computador e, após, senha para acesso ao sistema de banco de dados.

Para reforçar a segurança física, nosso prédio conta com o acautelamento realizado, monitorado por câmeras de vigilância, garantindo maior segurança aos cidadãos que utilizam nosso espaço público, a todos os servidores que exercem suas atividades diariamente e, também, aos processos e documentos físicos que aqui tratamos.

7. QUAIS SÃO OS MEUS DIREITOS?

A Câmara Municipal de Domingos Martins/ES assegura aos cidadãos o controle de seus dados pessoais coletados, tratados e armazenados. Diante disso, o cidadão tem uma série de direitos, como:

a) Confirmação: o cidadão pode solicitar a confirmação da existência de tratamento de seus dados em formato simplificado ou por meio de declaração clara e completa;

b) Acesso: o cidadão pode solicitar uma cópia de seus dados fornecidos em um formato legível sob a forma impressa ou por meio eletrônico, seguro e idôneo;

c) Correção: o cidadão pode solicitar a edição, correção e atualização de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;

d) Exclusão: o cidadão poderá solicitar a qualquer momento a exclusão de seus dados do nosso banco de dados.

Para qualquer solicitação, basta enviar um e-mail para cmdmartins@domingosmartins.es.leg.br e o nosso Encarregado dos Dados irá atendê-lo.

8. MEUS DADOS SÃO COMPARTILHADOS COM ALGUÉM?

Em regra, não compartilhamos seus dados com empresas privadas.

Os dados pessoais dos cidadãos cadastrados nos sistemas contratados pela Câmara Municipal de Domingos Martins /ES não são compartilhados com as empresas que os gerenciam. Somente quando necessário para manutenção ou atualização do sistema e, por nós autorizado, é que as empresas poderão ter acesso presencial ou remoto aos dados cadastrados. Em razão disso, providenciamos o aditamento contratual prevendo cláusula específica tratando da responsabilidade que se deve ter com os dados pessoais a que têm acesso.

Os bancos de dados pessoais da Câmara Municipal de Domingos Martins/ES não são compartilhados com outros órgãos públicos para armazenamento, tendo alto rigor de segurança, por meio da estrutura de servidor, contendo locais de rede credenciados.

Vale esclarecer, ainda, que, para o devido processamento dos requerimentos formalizados pelos cidadãos, os servidores da Câmara Municipal de Domingios Martins/ES envolvidos no processo terão acesso aos dados cadastrados. Contudo, todos os servidores que, de alguma forma realizem qualquer tipo de tratamento de dados pessoais nessas demandas, comprometem-se pelo sigilo através de Termo de Confidencialidade devidamente assinado.

9. RESPONSABILIDADES

A Câmara Municipal de Domingos Martins/ES limita-se a garantir a segurança dos dados por ela coletados e armazenados, em cumprimento às finalidades descritas nesta Política de Privacidade e demais regras da Lei Geral de Proteção de Dados, isentando-se de qualquer responsabilidade que não esteja aqui prevista e que não tenha dado causa.

Não podemos nos responsabilizar, também, pela veracidade das informações fornecidas pelos cidadãos. Informações falsas ou de má-fé, fornecidas pelo cidadão, são de sua integral responsabilidade

. A Câmara Municipal de Domingos Martins/ES se compromete ainda a:

I. Manter esta Política atualizada;

II. Buscar sempre condições técnicas seguras para o tratamento dos dados;

III. Receber reclamações e esclarecer dúvidas relativas a esta Política e a sua aplicação;

IV. Observar e adotar as providências previstas em comunicações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Na remota hipótese de comprovado vazamento de qualquer dos dados pessoais, providenciaremos o imediato registro do Formulário de Comunicação de Incidente de Segurança com Dados Pessoais à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e em seguida, registraremos Boletim de Ocorrência Policial, bem como empregaremos todas as diligências possíveis e necessárias na tentativa de recuperação dos dados e resolução do incidente.

10.ALTERAÇÕES

Esta Política de Privacidade poderá ser alterada em razão de alguma modificação na nossa maneira de tratamento dos dados ou conforme exigido por novas disposições legais, regulamentares ou operacionais. Reforçando a ação de sempre dar ampla publicidade em relação a quaisquer alterações.

A versão desta Política de Privacidade foi atualizada pela última vez em 5 de dezembro de 2023.

11.ENCARREGADO

A Câmara Municipal de Domingos Martins/ES, Controladora dos dados, disponibiliza esta Política de Privacidade para conhecimento público, esclarecimento de dúvidas, consultas e/ou requerimentos sobre o tratamento de dados pessoais e sobre o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados.

Caso queira contatar nosso Encarregado de Proteção de Dados, Marilton Klein Stein, Diretor Administrativo, de Arquivo e de Cerimonial da Câmara Municipal de Domingos Martins/ES, envie um e-mail para cmdmartins@domingosmartins.es.leg.br.

Para baixar o arquivo da Política de Privacidade da CMDM, clique AQUI.